Booking Engine czyli system rezerwacji online, to kluczowe narzędzie dla każdego hotelu, które umożliwia gościom zabukowanie pokoi bezpośrednio przez stronę internetową hotelu, bez pośredników jak agencje czy portale rezerwacyjne. To rozwiązanie nie tylko zwiększa marże, eliminując prowizje płatne pośrednikom, ale także poprawia doświadczenia gości, dając im kontrolę nad wyborem i personalizację swojego pobytu.

W dzisiejszych czasach, gdy większość interakcji z Gościem przenosi się do Internetu, kluczowe staje się, aby każdy aspekt obecności online Twojego hotelu był intuicyjny i efektywny. W tym kontekście, coraz ważniejszą rolę odgrywa zaawansowany system zakupu noclegów online, znany jako booking engine. Ale co dokładnie to oznacza dla Twojego hotelu i dlaczego warto zainwestować w nowoczesne rozwiązania w tej dziedzinie?

Co to jest Booking Engine?

Booking Engine to aplikacja komputerowa, którą integruje się ze stroną internetową hotelu. Umożliwia ona potencjalnym sprawdzenie dostępności pokoi, domku, apartamentu, sprawdzenia ceny, a następnie dokonanie rezerwacji w czasie rzeczywistym. System ten jest połączony z programem hotelowym (PMS), który aktualizuje dostępność pokoi na żywo, redukując ryzyko overbookingu.

Jak wybrać Booking Engine?

Silnik rezerwacji online to jeden z głównych modułów systemów do zarządzania hotelem (hotelowym PMS). Jeśli więc posiadasz już taką aplikację w swoim hotelu, skontaktuj się ze swoim dostawcą. 

Integracja z Twoim oprogramowaniem hotelowym

Oczywiście możesz wybrać inne rozwiązanie, ale w takim wypadku upewnij się, że Twój Channel Manager w programie obiektu noclegowego posiada integrację z wybranym Booking Engine na stronie www, aby połączenie z kalendarzem rezerwacji odbywało się automatycznie. Bo przecież nie chcesz aktualizować dostępności za każdym razem, gdy wpadnie rezerwacja z Booking.com, telefoniczna, czy z innego kanału? Dlatego połączenie Twojego grafiku z programie z modułem Booking Engine jest kluczowe, dla sprawnego działania.

Wygląd i intuicyjność

Poproś dostawcę o kilka stron, na których zainstalowany jest moduł rezerwacji online. Zobacz jak wygląda, czy zachęca do dokonania rezerwacji pokoi? Czy interfejs i proces wyszukiwania jest intuicyjny i przejrzysty? Czy dobrze wygląda na urządzeniach mobilnych i można dokonać rezerwacji noclegów z dowolnego urządzenia? Na rynku są dostępne lepsze i gorsze rozwiązania, ale to, które wybierzesz będzie miało wpływ na zyski z rezerwacji bezpośrednich Twojego hotelu. Poświęć więc czas na sprawdzenie prostoty użytkowania takiego rozwiązania dla Twoich Gości.

Komfort dla użytkowników

Goście, dokonując rezerwacji poprzez booking engine powinni otrzymać powiadomienie o dokonanej rezerwacji. Ważne jest także, aby do utworzenia nowej rezerwacji użytkownik nie musiał się logować, zakładać konta. Takie dodatkowe kroki zmniejszają skuteczność, jaką ma silnik rezerwacyjny w pozyskiwaniu Gości. A przecież całość powinna być jak najprostsza i komfortowa. W prosty sposób Gość powinien mieć możliwość wyboru długości pobytu, liczby osób, zapoznać się z ofertą. W przypadku braku wybranego terminu, moduł powinien zaproponować inny, wolny.

Rabaty, pakiety specjalne, dodatki, promocje

Czy w silniku rezerwacji można wykorzystać kody rabatowe, jakie wysyłasz w newsletterach? Czy można stosować przekreśloną cenę na oferty specjalne, aby zachęcić Gości jeszcze bardziej do rezerwacji? A co z pakietami specjalnymi, czyli czymś, co wyróżnia Twoją stronę od kanałów OTA? Czy podczas rezerwacji Booking Engine ma możliwość dosprzedania czegoś turystom, np. śniadania, kwiatów do pokoju, zabiegu spa? To wszystko są opcje dodatkowe, które będą wpływać na wartość tzw. koszyka - czyli kwoty jaką Gość zostawi w Twoim obiekcie. Przeanalizuj wszystkie opcje bardzo dokładnie. 

Wsparcie wielojęzyczne i wielowalutowe

Aby przyciągnąć międzynarodowych gości, system rezerwacji pokoi powinien obsługiwać różne języki i waluty. To kluczowe dla hoteli, które chcą zwiększyć swoją rozpoznawalność i atrakcyjność na rynkach globalnych.

Wsparcie i serwis

Wybierając dostawcę systemu rezerwacji hotelowej online warto zwrócić uwagę na dostępność zespołu wsparcia technicznego. Dobry dostawca powinien oferować szybkie i skuteczne wsparcie w przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań.

Możliwości dostosowania do strony

Silnik rezerwacji, który oferuje elastyczność w konfiguracji i dostosowaniu funkcji do wyglądu i specyficznych potrzeb hotelu, będzie bardziej efektywny w długoterminowym użyciu.  Musi być on zintegrowany z Twoją stroną www i tworzyć z nią spójną całość. Najlepiej jeśli jest to moduł wbudowany w stronę, a nie tylko sam widget.

Ile kosztuje Booking Engine?

Koszt wdrożenia systemu rezerwacji online może się różnić w zależności od wielu czynników i musisz wziąć kilka punktów pod uwagę.

1. Koszt licencji/dostępu do modułu - najczęściej jest to jednorazowa opłata lub abonament opłacany co miesiąc.
2. Koszt instalacji na stronie www - w zależności od skomplikowania Twojej strony i sposobu w jaki mogą się wyświetlać Twoje noclegi będzie to koszt od 200 do nawet 2000 zł i więcej.
3. Koszt wdrożenia / połączenia z Twoim PMS.
4. Rozliczenie za pozyskane rezerwacje - niektóre aplikacje hotelowe nie pobierają opłat za pozyskane rezerwacje, inne rozliczają się na zasadzie prowizyjnej - zazwyczaj jest to od 2 do 5% netto od kosztu brutto rezerwacji online. Teraz pewnie myślisz, czemu ktoś chce płacić prowizje za rezerwacje ze strony? Bo to nadal dużo mniejszy koszt niż koszt pozyskania z kanałów OTA i buduje Twoja rozpoznawalność i lojalność Gości, a także realizuje strategię direct booking. Na rynku są dostępne darmowe rozwiązania, ale mogą nie być wystarczająco skuteczne i nie mieć na bieżąco aktualizowanych funkcji.
5. Prowizja za płatności online - zdecydowana większość dostawców, jak Dotpay, Przelewy24, PayU, Paypal,  pobiera prowizję od zrealizowanych płatności. Kwoty te wahają się od 1 do 3% (z tymże zazwyczaj jest to kwota płatności, a nie całości rezerwacji).

Ukryte koszty, o które warto  zapytać

• Czy w przypadku rozliczenia prowizyjnego, prowizja pobierana jest za wszystkie rezerwacje, czy tylko te które dojdą do skutku (nie zostaną odwołane)?
• Czy prowizją objęty jest cały koszt rezerwacji łącznie ze sprzątaniem, opłatą miejscową, dodatkami ze sklepu?
• Czy moduł rezerwacji ma możliwość dosprzedaży usług dodatkowych, jak parking, pobyt psa, szampan do pokoju?
• Czy w przypadku dodania apartamentu/pokoju pojawi się on na stronie internetowej, czy trzeba angażować za każdym razem webdevelopera?

Podsumowanie

Inwestycja hotelarza w dobrej jakości Booking Engine na swojej stronie może znacząco przyczynić się do wzrostu przychodów z rezerwacji bezpośrednich, a także poprawić postrzeganie marki hotelu przez gości. Kluczowe jest wybranie rozwiązania, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojego obiektu, posiada obsługę płatności online, pozwala tworzyć oferty specjalne, jest polecane w branży hotelarskiej, balansując między kosztem a funkcjonalnością. I przede wszystkim takie idealne rozwiązanie, które skutecznie pozyskuje rezerwacje.