System do zarządzania hotelem Property Management System (PMS) to program hotelowy używany w branży noclegowej do usprawnienia dystrybucji pokoi, cenami, rezerwacjami, ale także do nadzoru nad pracą obiektu i budowaniem relacji z Gośćmi. To takie elektroniczne centrum zarządzania hotelem.

Rodzaje programów hotelowych

Program dla hoteli może być instalowany na komputerze, jak i może działać w chmurze (online). Może być darmowy a może kosztować bardzo dużo. Może być kompleksowy - wszystkie moduły jak faktury, rozliczenia, wysyłka wiadomości, potwierdzenia rezerwacji są dostępne z okna rezerwacji, a może być to na zasadzie dodatków i o budowie modułowej (kilku aplikacji) połączonych ze sobą API. Wszystkie rozwiązania mają swoje zalety i wady, które należy rozważyć przed dokonaniem wyboru. 

Rozwiązania instalowane na komputerze (on-premises)

Aplikacje hotelowe działające w systemie on-premises to oprogramowanie instalowane na komputerze, najczęściej w recepcji hotelu, lub serwerach znajdujących się fizycznie w obiekcie użytkownika. Wszystkie pliki programu, baza danych znajdują się na urządzeniu kupującego. Do poprawnego działania aplikacji wymagany jest zalecany przez producenta system operacyjny (najczęściej Windows) oraz komputer o odpowiedniej mocy obliczeniowej. 

Zalety:

• kontrola danych - pełna kontrola nad danymi i systemem, które są przechowywane na miejscu, co może być istotne dla zabezpieczenia informacji,
• personalizacja - możliwość dokładniejszego dostosowania oprogramowania do specyficznych potrzeb hotelu,
• brak zależności od połączenia internetowego - system może funkcjonować nawet w przypadku braku dostępu do internetu, co jest korzystne w lokalizacjach z ograniczoną łącznością.

Wady:

• dostęp do aplikacji hotelowej pms jest ograniczony tylko do komputerów, na których jest zainstalowana, 
• dodatkowe opłaty za instalację na dodatkowych stanowiskach,
• koszty początkowe - wysokie koszty związane z zakupem sprzętu i licencji na oprogramowanie,
• wymagane aktualizacje i konserwacja - odpowiedzialność za aktualizację, backupy i konserwację systemu spoczywa na hotelu, co wymaga dedykowanych zasobów,
• szybkość wprowadzania nowych rozwiązań i dopasowanie do rynku - wprowadzanie nowych funkcji i aktualizacji może być wolniejsze w porównaniu do systemów chmurowych.

Rozwiązania chmurowe (cloud-based)

Rozwiązania chmurowe, czyli usługi oparte na chmurze obliczeniowej (cloud computing), to technologie które umożliwiają korzystanie z zasobów informatycznych (takich jak moc obliczeniowa, przestrzeń dyskowa, aplikacje, platformy programistyczne) dostarczanych przez Internet. Dzięki temu, użytkownicy uzyskują dostęp do programów i usług niezależnie od swojej lokalizacji, korzystając z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci.

Zalety:

• elastyczność - łatwość dostosowania modułów i funkcjonalności do bieżących potrzeb hotelu, co jest szczególnie korzystne dla rozwijających się obiektów noclegowych,
• mniejsze koszty początkowe - brak konieczności inwestycji w drogi sprzęt i licencje, opłaty są zazwyczaj rozłożone na miesięczne abonamenty,
• automatyczne aktualizacje - dostawca oprogramowania zapewnia regularne aktualizacje i nowe funkcje bez dodatkowych opłat czy konieczności interwencji ze strony hotelu,
• Dostęp zdalny - dostęp do systemu z dowolnego miejsca na świecie, co jest istotne dla menedżerów i właścicieli zarządzających kilkoma obiektami.

Wady:

• zależność od internetu - do pracy z systemem niezbędne jest stałe i stabilne połączenie internetowe - takie rozwiązania nie nadadzą się w miejscach, gdzie często występują przerwy w dostawie internetu (nie sprawdzisz wtedy danych rezerwacji, ani nie wprowadzisz nowej),
• kwestie bezpieczeństwa danych - dane są przechowywane na serwerach zewnętrznego dostawcy, co może budzić obawy dotyczące prywatności i bezpieczeństwa, a hotele, które wymagają szczególnej kontroli nad danymi z powodów prawnych lub bezpieczeństwa, mogą preferować rozwiązania instalowane
• potencjalne ograniczenia w personalizacji - niektóre chmurowe systemy PMS mogą oferować mniejsze możliwości dostosowania niż rozwiązania instalowane na miejscu
• do prawidłowego działania niektórych modułów (np. drukarek fiskalnych, kodowania kart do drzwi) konieczna jest instalacja dodatkowej aplikacji desktopowej.

Najpopularniejsze funkcjonalności programu hotelowego

Przyjrzyjmy się zatem kluczowym funkcjom, które każdy nowoczesny i intuicyjny system zarządzania hotelem (property management system, w skrócie PMS) lub pensjonatem  powinien posiadać.

Kalendarz rezerwacji

Serce każdego systemu PMS. Umożliwia łatwe przeglądanie i zarządzanie rezerwacjami, a funkcje przeciągnij i upuść ułatwiają zmiany. Dobrze, żeby taki kalendarz był jak najbardziej intuicyjny - jedno spojrzenie i widać ile jest rezerwacji, jakie jest obłożenie, aby widać było źródło rezerwacji, dane Gościa itp. Możliwość dopasowania grafiku pod swoje preferencje (np. filtry rezerwacji, kolory na kalendarzu, szerokość kolumn i wierszy) będzie na pewno dużym plusem.

Mobilność

Dostęp do systemu z każdego urządzenia to must-have w dzisiejszych czasach. Zarządzaj swoim hotelem z dowolnego miejsca na ziemi z własnego smartfona!

Channel Manager

Niezastąpiony w zarządzaniu dostępnością pokoi na różnych portalach rezerwacyjnych OTA takich jak Booking.com, Airbnb, Noclegi.pl, Expedia itp. Automatycznie aktualizuje wolne pokoje, co minimalizuje ryzyko overbookingu.

Booking Engine

Umożliwia gościom rezerwację pokoi bezpośrednio przez stronę hotelu. To system rezerwacji, który działa jak wirtualny recepcjonista. To klucz do zwiększenia liczby bezpośrednich rezerwacji i budowania strategii direct booking w hotelu. 

Automatyzacje

W dzisiejszym świecie automatyzacje są kluczem do zwiększania efektywności. W hotelach są to na przykład automatyczne wiadomości e-mail przypominające o wpłacie zadatku, podziękowanie za pobyt po wyjeździe, ale też te dużo ważniejsze, jak automatyczne aktualizowanie dostępności w Channel Managerze.  

Zarządzanie grupami

Ułatwia zarządzanie rezerwacjami grupowymi, co jest nieocenione przy organizacji kolonii, wycieczek, wydarzeń lub konferencji. Niezbędny element każdego oprogramowania hotelowego w ośrodkach wypoczynkowych, hostelach i obiektach hotelowych.

Task Manager

Te narzędzia pomagają w codziennej organizacji pracy, przypominając o ważnych zadaniach i aktualizacjach. Aby wyeliminować tysiące kolorowych karteczek poprzyklejanych w różnych miejscach.

Raporty i analizy

Niezastąpione dla każdego menedżera, dla lepszego zrozumienia trendów rezerwacji, zachowań gości i optymalizacji przychodów. Każdy hotelarz powinien regularnie sprawdzać te dane, by podejmować świadome decyzje biznesowe.

Housekeeping 

Moduł pozwalający na zarządzanie działaniami ekipy sprzątającej, z którego możesz drukować listy pokoi do posprzątania, ale też w czasie rzeczywistym oznaczać, czy pokój jest posprzątany. 

Integracja z zamkami

Możliwość zdalnego zarządzania zamkami w drzwiach to kolejny krok w kierunku nowoczesnego, bezkluczowego hotelu.

Moduł do obsługi Gości

Moduł do obsługi gości w systemie zarządzania nieruchomościami hotelowymi (PMS) pełni funkcję zaawansowanej bazy danych, w której znajdziesz wszystkie istotne informacje dotyczące Twoich gości. Możesz w nim przechowywać dane kontaktowe, historię rezerwacji, ale też specjalne notatki czy tagi, które pomagają dostosować usługi do indywidualnych preferencji gości. Dzięki temu każda interakcja z Twoim Gościem może być bardziej personalizowana i skuteczna. Co więcej, moduł integruje funkcje CRM (Customer Relationship Management), co pozwoli Ci na prowadzenie działań marketingowych, takich jak wysyłka newsletterów, które przyczynią się do wzrostu lojalności i zadowolenia gości.

Zewnętrzne integracje

Integracje z gastronomią, systemem magazynowym, modułami SPA, zewnętrznymi narzędziami do marketingu. To wszystko ma wpływ na fakt, jak łatwo będzie się na aplikacji hotelowej pracowało Tobie i Twojemu zespołowi.

Wprowadzenie sztucznej inteligencji

Jeśli program hotelowy wprowadza ulepszenia oparte na modelach sztucznej inteligencji to dobry znak, dzięki którym, Ty i Twój hotel możecie być kilka kroków do przodu przed konkurencją.

Ile kosztuje program hotelowy?

Koszt systemu zarządzania nieruchomościami hotelowymi (PMS) może się znacznie różnić w zależności od wielu czynników, w tym od funkcjonalności systemu, liczby pokoi w hotelu, skali działalności, oraz od tego, czy wybierzesz rozwiązanie instalowane lokalnie czy oparte na chmurze. Oto kilka ogólnych wskazówek dotyczących kosztów PMS:

Rozwiązania instalowane lokalnie 

Koszt początkowy może wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych za licencje i instalację. Dodatkowe koszty roczne mogą wynosić od 10% do 20% początkowego kosztu zakupu za aktualizacje i wsparcie techniczne. Możliwa jest również dopłata miesięczna za dodatkowe funkcje online, np. Channel Manager, Booking Engine, integracje z innymi programami. 

Rozwiązania chmurowe 

Programy hotelowe korzystające z rozwiązań chmurowych zazwyczaj rozliczane są miesięcznie lub rocznie w ramach abonamentu w modelu SAAS (software as a service), czyli dostępu do usługi. Wynoszą one od kilkuset złotych do kilku tysięcy złotych miesięcznie w zależności od liczby pokoi i funkcjonalności systemu. Taki model nie wymaga zakupu bardzo wydajnego sprzętu ani licencji, ale może wymagać opłat za wdrożenie lub szkolenie.

Prowizje i koszty dodatkowe

W zależności od usługodawcy, wybierając program hotelowy, zwróć uwagę, czy w ramach dodatkowych opłat, nie ma na przykład prowizji. Najczęściej prowizją są objęte rezerwacje ze strony internetowej za pomocą moduły Booking Engine, ale jest też kilka rozwiązań na rynku, które pobierają prowizję za wszystkie rezerwacje, jakie wprowadzisz na kalendarz obłożenia obiektu.

Kolejną opłatą napisaną “małym druczkiem” są opłaty za pomoc supportu. W abonamencie często bezpłatny jest support mailowy, a pomoc telefoniczna płatna jest dodatkowo.

Czynniki wpływające na koszt programu hotelowego

1. Liczba pokoi - większość dostawców PMS oferuje różne plany cenowe w zależności od liczby pokoi, co oznacza, że im większy hotel, tym wyższa może być opłata.
2. Funkcjonalności - zaawansowane funkcje takie jak integracje z innymi systemami (np. zarządzanie przychodami, kanałami dystrybucji, zarządzanie klientem), personalizacje i raportowanie mogą zwiększać koszt.
3. Integracje: Koszty mogą wzrosnąć, jeśli PMS wymaga integracji z istniejącymi systemami hotelowymi, takimi jak systemy POS, systemy zarządzania energią czy inne.
4. Wsparcie techniczne i szkolenia: Niektóre firmy oferują te usługi w ramach standardowego pakietu, inne mogą pobierać za nie dodatkowe opłaty.

Najpopularniejsze programy hotelowe w Polsce

Popularna grupa hotelarska Polish Hoteliers zapytała swoich użytkowników w ankiecie o używane programy hotelowe. Oto najczęściej występujące odpowiedzi: Profitroom (tutaj trzeba doprecyzować, że Profitroom nie jest kompleksowym system pms - przynajmniej póki co), YieldPlanet, NFHotel, KWHotel, Hotres, Previo. Wymieniane były także IzzyHotel, LSI, system Chart i Roomadmin i wiele innych. Widać więc, że wybór oprogramowania jest naprawdę spory i warto rozważyć, które rozwiązanie pozwoli na najłatwiejszą pracę. A jeśli jakiś program oferuje darmową wersję lub możliwość testowania aplikacji, to zdecydowanie warto skorzystać.

Jak wybrać idealny program hotelowy?

O tym jak wybrać odpowiedni grafik rezerwacji i czym się kierować przy wyborze oprogramowania dla hotelu napisaliśmy osoby artykuł: Jak wybrać idealny system rezerwacyjny do swojego obiektu noclegowego?

Pracujemy także nad porównaniem programów dostępnych na rynku oraz nad korzyściami płynącymi z posiadania różnych rozwiązań. Dlatego zapraszam do regularnego odwiedzania Poradnika Hotelarza! Stay tuned!